Модуль «Електронний архів»

Модуль «Електронний архів» призначений для автоматизації процесів підприємства, пов’язаних з введенням, обліком, зберіганням і доступом до документації в електронному вигляді.

Можливості модуля

  • Електронний архів внутрішніх електронних документів
  • Електронний архів зовнішніх документів і файлів
  • «Автоматичне» архівування внутрішніх електронних документів
  • Призначення параметрів архівних документів: томів, папок зберігання і термінів їх зберігання
  • Знищення електронних документів по закінченню терміну

Модуль «Електронний архів» має чітку структурну організацію, яка дозволяє забезпечити умови зберігання електронних документів відповідно до законодавства України про архівну справу. Цей модуль був узятий за основу для створення системи електронного архіву для Національного банку України.

Завдання, які вирішує «Електронний архів»

  1. Прийом на зберігання і супутнє формування архівних справ шляхом передачі документації з інших систем, впроваджених на підприємстві, а також оцифровки і введення в систему архівної документації.
  2. Робота з документацією, незалежно від форми зберігання (паперова або електронна).
  3. Зручний і швидкий пошук документів і архівних справ за певними параметрами (номенклатура, атрибут, текст тощо).
  4. Моніторинг роботи користувачів з оригіналами архівних матеріалів.
  5. Одночасний доступ багатьох користувачів до архівних документів в електронному вигляді.

Переваги впровадження

  • Динамічне накопичення та ефективне управління інформацією
  • Комфортна робота незалежно від кількості користувачів
  • Практично необмежений обсяг збережених системою даних (обмежується тільки потужностями обладнанням клієнта)
  • Автоматизація великої кількості завдань і процесів — підвищення робочого ККД
  • Мінімізація пошкодження і / або одночасної втрати всіх документів
  • Можливість для всіх авторизованих користувачів працювати з різними видами документів в єдиному середовищі, одержання віддаленого доступу до архіву
  • Можливість передачі документів до архівного зберігання з доступом до документів електронного архіву
  • Можливість розміщення конфіденційних даних в захищені сховища з ранжируванням рівнів доступу
  • Зниження обсягу витрат на папір, принтери і комплектуючі до них, електрики і тощо

Модулі та функціонал CleverForms