ПЛАТФОРМА ДЛЯ УПРАВЛІННЯ БІЗНЕСОМ

Е-архів для агропромислової компанії

Інформація про Замовника

Замовник — агропромисловий холдинг «АХ».

Основна спеціалізація компанії — вирощування і постачання зернових культур в різні регіони України і за кордон.

Основні напрямки роботи «АХ» — вирощування пшениці, ячменю, кукурудзи, соняшнику, рису, сої, виробництво хлібобулочних виробів, транспортна логістика, а також рослинництво і тваринництво. У штаті компанії понад 300 співробітників.

Ситуація до проекту CleverForms

Масштаб діяльності та різноманіття напрямків «АХ» відбилися на кількості документів, обсяг яких щомісяця збільшувався приблизно на 1000 екземплярів. Паперових реєстрів в компанії не вели, а самі документи зберігали в великому архівному приміщенні, де один їх пошук займав по кілька годин.

Відсутність системного підходу до зберігання документів ускладнювало щоденну роботу, а підготовку до перевірок контролюючих органів кожного разу перетворювало на форс-мажор: кожен пакет необхідних документів доводилося шукати вручну, робити ксерокопії, відправляти і потім відстежувати повернення оригіналів на місця.

Мета і завдання проекту

В «АХ» почали підбирати програму, яка була б здатна вирішити труднощі, що накопичилися, та автоматизувати процеси підприємства, пов’язані з введенням, обліком, зберіганням і доступом до документації в електронному вигляді. Вирішальними параметрами при виборі програми стала можливість:

  • прийняття на зберігання і супутнє формування архівних справ шляхом передачі документації з інших систем, впроваджених на підприємстві
  • оцифрування і введення в систему вже накопиченої архівної документації
  • роботи з документацією, незалежно від форми зберігання (паперова чи електронна)
  • зручного і швидкого пошуку документів і архівних справ за визначеними параметрами (номенклатура, атрибут, текст тощо)
  • моніторинг роботи користувачів з оригіналами архівних матеріалів
  • одночасний доступ багатьох користувачів до архівних документів в електронному вигляді

Ідеальним рішенням став модуль Е-Архів программної платформи CleverForms — розробка української компанії «Адвертайзінг Експрес» для створення електронного архіву документів.

 

Реалізація проекту по етапах

Модуль Е-Архів програмної платформи CleverForms — готовий продукт, який являє собою систему зберігання документів з чіткою структурною організацією, що дозволяє забезпечити умови збереження електронних документів відповідно до законодавства України про архівну справу.

Процес впровадження модулю в «АХ» зайняв два місяці та включав в себе наступні етапи:

  • Аналіз видів та типів документів компанії

    Розробка каталогу номенклатур та правил прийому, оформлення, обробки та зберігання документів

  • Опис ролей співробітників для роботи в системі

    Аналіз функціональних матриць кожного відділу і співробітника, виділення типових ролей та їх стандартизація в електронному документообігу.

  • Розгортання модулю Е-Архів на потужностях Замовника

    Аналіз відповідності готового модулю вимогам Замовника. Наповнення модулю довідниками та шаблонами Замовника

  • Підготовка до промислового впровадження

    Навчання ключових користувачів  Замовника. Складання інструкцій

  • Тестове впровадження

    Робота контрольної групи користувачів в модулі, період уточнень та консультацій

  • Промислове впровадження

    Робота співробітників Замовника в системі, підтримка та консультування користувачів

Результати проекту та впровадження CleverForms

Позитивний результат впровадження модулю Е-Архіву Замовник відчув майже одразу. У бухгалтерії «АХ» працює 15 осіб, і раніше запити документів з архіву забирали у співробітників багато часу і суттєво відволікали кількох з них від основної роботи. Тепер цим процесом займається всього 1 співробітник, який  сканує та заносить в базу всі документи відразу по надходженню. За підрахунками, загалом робота з архівом займає у нього близько тижня протягом кожних 3 місяців.

Динамічне накопичення та ефективне управління корпоративною інформацією
Комфортна робота з архівом компанії
Підвищення продуктивності праці
Мінімізація ризиків пошкодження та/або одночасної втрати всіх документів
Можливість для всіх авторизованих користувачів працювати з різними видами документів в єдиному середовищі
Отримання віддаленого доступу до архіву
Підвищення якості роботи з контрагентами — доступ до документів є в будь-який момент, достатньо знайти відсканований примірник та відправити за запитом
Ефективна та оперативна підготовка до перевірок

Є питання або потрібна консультація? Телефонуйте або замовте дзвінок!

Заказать консультацию