ПЛАТФОРМА ДЛЯ УПРАВЛІННЯ БІЗНЕСОМ

СЕД CleverForms для страхової компанії

Інформація про Замовника

Замовник — страхова компанія «М».

Основна спеціалізація компанії — надання страхових послуг для юридичних і фізичних осіб. Лінійка страхових продуктів становить більше N видів страхування. Підприємство має підрозділи по всій країні, в штаті компанії працює близько N співробітників.

Ситуація до проекту CleverForms

У 2017 році страхова компанія «М» розпочала реалізацію проекту комплексної автоматизації організації.

До цього моменту ряд підрозділів був частково автоматизований, але при цьому використовувалося різнорідне ПЗ, а бази даних не були пов’язані між собою.

Це призводило до помилок, робило найпростіші операції трудомісткими. До того ж використовуване ПЗ застаріло, а співробітники, які брали участь в його впровадженні, вже не працювали в компанії. Тому було вирішено перейти на нову платформу.

Мета і завдання проекту

Для вибору програмної платформи визначили наступні критерії:

  • Це повинен бути коробковий продукт, який не вимагає додаткового ліцензування. При цьому виробник має бути українським.
  • У платформу повинен бути вбудований гнучкий механізм для автоматизації бізнес-процесів, що дозволяє встановити єдиний регламент роботи з системою і контролювати його виконання.
  • Комплексна система, побудована на цій програмній платформі, повинна забезпечувати максимально широкі можливості інтеграції з ПЗ, яке вже було впроваджено на підприємстві.
  • Для зниження вартості володіння розробник повинен забезпечувати доступну підтримку відповідно до змін законодавства, а також провадити розвиток програмної платформи відповідно до нових технологій.

В результаті організація зупинилася на системі документообігу CleverForms, звернувшись до розробника програмної платформи «Адвертайзінг Експрес».

 

Реалізація проекту по етапах

Процес впровадження зайняв шість місяців. Сама система електронного документообігу CleverForms — готовий продукт, універсальний функціонал якого дозволив досить швидко адаптувати та налаштувати СЕД під вимоги страхової компанії. Проте, деяким спеціалізованим модулям знадобилось суттєве доопрацювання.

Після того, як розробником програмної платформи було проведено аудит бізнес-процесів страхової компанії, з’ясувалося, що до початку автоматизації ряд підрозділів компанії потребують або суттєвих змін, або повного перегляду регламентів їх роботи для того, щоб вони могли коректно функціонувати в автоматизованій системі.

До прикладу, для запуску системи контролю було необхідно визначити склад показників ефективності. Тому план автоматизації був розбитий на 6 етапів та передбачав поступове введення в експлуатацію різних модулів протягом декількох місяців. Модулі, що були незалежні один від одного, впроваджувалися паралельно.

  • Розробка єдиного стандарту ведення документообігу для різних підрозділів компанії

    Розробка правил оформлення і порядку роботи з документами, формалізація маршрутів узгодження, створення методики контролю виконавської дисципліни.

  • Опис ролей співробітників для роботи в системі

    Аналіз функціональних матриць кожного відділу і співробітника, виділення типових ролей та їх стандартизація в електронному документообігу.

  • Налагодження та адаптація коробкової системи електронного документообігу

    Аналіз відповідності готових модулів вимогам Замовника. Збір уточнень, доопрацювання спеціалізованих модулів

  • Підготовка до промислового впровадження

    Навчання ключових користувачів  Замовника. Складання інструкцій

  • Тестове впровадження

    Робота контрольної групи користувачів в системі, виявлення та усунення помилок

  • Промислове впровадження

    Робота всіх співробітників в системі, усунення помилок, підтримка та консультування користувачів

Результати проекту

Як і очікувалось, ефект відчувся відразу після впровадження системи зі стандартним функціоналом. В єдиній базі і за єдиними стандартами стали працювати відразу всі співробітники, а також зовнішні контрагенти. Отже, страхова компанія «М» отримала:

Стандартизовані бізнес-процеси
Контролю виконавчої дисципліни співробітників
Систему роботи з електронними цифровими підписами
Систему обміну електронними документами з контрагентами
Економію часу співробітників через автоматизацію бізнес-процесів
Економію витрат на систему електронного документообігу

Ефект від впровадження СЕД CleverForms

null

Скорочення витрат на документообіг

null

Підвищення продуктивності праці

null

Мінімізація паперового документообігу

null

Мінімізація ручної праці

Є питання або потрібна консультація? Телефонуйте або замовте дзвінок!

Заказать консультацию