ПЛАТФОРМА ДЛЯ УПРАВЛІННЯ БІЗНЕСОМ

СЕД CleverForms для енергетичної компанії

Інформація про замовника

Замовник — велика енергетична компанія.

Основна спеціалізація компанії — поставка і розподіл електроенергії по одній з областей. Підприємство має кілька районних філій, в штаті компанії працює близько 500 співробітників.

Щоденна діяльність компанії пов’язана з великим обсягом документообігу, який постійно збільшується.

Ситуація до проекту CleverForms

Існуюча на підприємстві система документообігу застаріла і не мала бази для створення функціоналу, який би відповідав потребам Замовника для розвитку, вдосконалення та оптимізації витрат компанії.
Крім того, підтримка самої системи в робочому стані вимагала істотних трудовитрат, періодичні збої в роботі системи знижували загальний рівень ККД користувачів.
Вартість поновлення ліцензій та доопрацювання ПЗ під потреби компанії вимагали значних додаткових інвестицій.
Ситуація була ускладнена тим, що компанія-розробник була іноземною.

Мета і завдання проекту

В результаті конкурсного відбору найбільш ефективною і придатною для потреб компанії була визнана система електронного документообігу CleverForms.

При виборі програми були враховані такі фактори як:

  • Швидкість роботи
  • Індивідуальне налаштування під користувача
  • Універсальність функціоналу
  • Налаштування процесів без залучення розробника
  • Можливість інтеграції з наявними системами
  • Висока доступність розробників для виконання необхідних доробок
  • Доступна вартість підтримки

Реалізація проекту по етапах

  • Аналітичний

    Опрацювання та моделювання процесів системи, складання сценаріїв процесів

  • Розробка та налаштування

    Впровадження сценаріїв та моделей, описаних в першому етапі

  • Підготовка до промислового впровадження

    Навчання персоналу Замовника

  • Впровадження

    Робота користувачів в системі, усунення помилок, підтримка та консультування

Архітектура рішення і масштаб проекту

На базі системи електронного документообігу CleverForms було автоматизовано:
  • Управління вхідною та вихідною кореспонденцією
  • Організаційно-розпорядчі документи та відповідні бізнес процеси
  • Виконавська дисципліна (постановка завдань і аналіз їх виконання)
  • Запроваджено механізм призначення та розподілу прав доступу до документів
  • Модуль створення та налаштування інтерактивних форм електронних документів
  • Система обміну електронними документами з контрагентами
  • Система роботи з електронними цифровими підписами
  • Система електронного архіву

Особливості та унікальність проекту

Під час опрацювання завдань команда CleverForms врахувала особливості в роботі Замовника і успішно реалізувала їх в проєкті:

  • Розпис вхідної кореспонденції на кількох адресатів всередині компанії
  • Паралельне та послідовне виконання задач, розгляду та накладення резолюцій на документ кількома співробітниками
  • Відстеження частки виконання завдання
  • Налаштування зв’язків між пов’язаними документами
  • Створення груп користувачів
  • Реалізація функціоналу «Секретар»
  • Календар запланованих зустрічей

Результати проекту

Результат реалізації проекту по впровадженню системи електронного документообігу CleverForms в енергетичній компанії наступний:

Створено зручну систему фільтрації даних
Впроваджено систему планування подій та отримання сповіщень
Створені та налаштовані форми електронних документів для друку
Автоматизовані процеси обліку та реєстрації вхідної, вихідної і організаційно-розпорядчої документації
Налаштована система контролю виконання поставлених завдань
Побудована система електронного документообігу в компанії

Вигоди від впровадження вебпродуктів CleverForms на підприємстві

null

Скорочення витрат на документообіг

null

Підвищення продуктивності праці

null

Підвищення якості контролю виконавської дисципліни

null

Мінімізація ручної праці

Є питання або потрібна консультація? Телефонуйте або замовте дзвінок!

Заказать консультацию